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Multiprojektmanagement – Das Potenzial, Synergien und Ressourcen effizient einzusetzen

Ohne die aktive Steuerung von Projekten werden gewisse Potenziale in Unternehmen verschenkt. Alles wird euphorisch begonnen, aber nur halbherzig beendet. Die Mitarbeitermotivation sinkt, da viele Mitarbeiter negative Einstellungen im Projektmanagement entwickeln, wie z. B.: „Termine halten wir eh nie ein, dann brauch ich das jetzt auch nicht.“ Die Qualität wird durch hohe Parallelität ebenfalls in Mitleidenschaft gezogen. Oft entsteht dieses Bild bei Unternehmen, die versuchen eine hohe Anzahl an Projekten gleichzeitig zu bearbeiten.

Was ist Multiprojektmanagement?

Im Prinzip stellt es sich wie ein Fluss dar, der auf eine Engstelle trifft und bei der die Flanken hohen Druck aushalten müssen. Mit aktivem Steuern aller im Unternehmen vorhandener Projekte gelingt es, den Fluss kontrolliert durch die Engstelle zu leiten. Mit klar strukturierten Reports und eindeutigen Kenngrößen schafft man es das Unternehmen gleichmäßig auszulasten, die Mitarbeitermotivation konstant zu halten, Synergien zu nutzen und Ressourcen effizient einzusetzen.

Multiprojektmanagement

Abb. 1: Multiprojektmanagement

Engstelle Projektmanagement und ihre Symptome

Eine Engstelle im Projektmanagement ist unter anderem die begrenzte Verfügbarkeit von Ressourcen. Konstrukteure, Monteure und Inbetriebsetzer mit mechatronischem Know How sind heutzutage begehrte Fachkräfte im mittelständischen Maschinenbau. Gleichzeitig muss der Fluss beschleunigt werden und die Anzahl der Projekte steigt.

Dies hat zwei Gründe:

  1. Kunden des mittelständischen Maschinenbaus verlangen nach immer kürzeren Durchlaufzeiten von Projekten.
  1. Durch kürzere Produktlebenszyklen verlangt der Markt in kürzeren Abständen neue Maschinen.

Die Herausforderung für die mittelständischen Maschinenbauer ist es nun, die zu bearbeitenden Projekte so abzuarbeiten, dass der Druck an den Engstellen möglichst gleichmäßig und verträglich ist.

Ein häufiges Symptom ist, möglichst alle Projekte gleichzeitig oder in sehr kurzen Abständen zu beginnen und nicht kontrolliert abzuschließen. Das Risiko der ineffizienten und ineffektiven Projektbearbeitung steigt damit an. Die Ressourcen werden in mehreren Projekten gleichzeitig eingesetzt. Für den einzelnen Mitarbeiter bedeutet das, dass er viele Aufgaben und Informationen gleichzeitig zu verarbeiten hat. Daher kann es schnell zu Missverständnissen kommen. Die Durchlaufzeit einer einzelnen Aufgabe wird durch hohe Wartezeit und geistige Rüstzeiten deutlich verlängert.

Um die Ressourcen richtig einzusetzen ist ein Abgleich zwischen den Projekten unvermeidlich. Die Abstimmung zwischen Ressourcen und Projekten ermöglicht es Synergien zu nutzen und Risiken frühzeitig aufzuzeigen. Die Mitarbeiter bekommen somit zur richtigen Zeit die Aufgaben und notwendigen Informationen, teilweise auch qualitativ hochwertigere Informationen.

Die Herausforderung der Einführung des Multiprojektmanagements

Die Herausforderung bei der Einführung von Multiprojektmanagement besteht darin, die Qualität und Detailtiefe der benötigten Informationen abzugrenzen. Durch eine Analyse der im Unternehmen vorhandenen Projekte und Projektstrukturen wird ermittelt, welche Informationen für das Multiprojektmanagement genutzt werden können. Zusammen mit Projektmanagern und Linienverantwortlichen werden Messpunkte definiert, um unternehmensweit den Projektstatus zu ermitteln.

In zyklischen Abständen gleicht das Projektmanagement Office (Program Management Office, PMO) die Projektstadien ab. Es bereitet die identifizierten Risiken und Synergien in einem Report auf und stellt diesen den Projektleitern und dem Management bereit. 

Ergebnis: Bessere Auslastung der Ressourcen

Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Einführung von Multiprojektmanagement zur besseren Auslastung der gegebenen Ressourcen führt. Es ist uns gelungen die Effektivität in verschiedenen Unternehmen zu verdoppeln. Pragmatische Ansätze werden von uns zur verständlichen Einführung der Methodik gewählt. Durch Workshops, in denen die Möglichkeiten von Multiprojektmanagement aufgezeigt und die Anforderungen des Unternehmens abgeglichen werden, wird eine passgenaue Methodik im Unternehmen eingeführt.

 

Christian Pfingstl

Christian Pfingstl
Managing Director & Senior Consultant I IMIG Deutschland

Für weiterführende Informationen kontaktieren Sie uns gerne entweder per Mail: marketing@imig-ag.de oder telefonisch unter: +49 7152 928 460.

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