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Mit Lean zur Höchstleistung in indirekten Bereichen

Lean Office

Lean ist in den Produktionsbereichen, vor allem durch die Anwendung der Wertstrommethode, als Basis für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess sowie der permanenten Problemlösung, bereits weitestgehend zur Routine geworden. Jetzt ist es angebracht, im Hinblick auf den bestehenden Wettbewerbsdruck auch in den indirekten Bereichen der Unternehmen schlanke und effiziente Prozesse einzuführen. Dabei sollte das Augenmerk, wie in der Fertigung, auf fließende Prozesse in Richtung Kundenbedarf liegen.

Lean-Management

Abb. 1: Lean-Management, Quelle: www.fotolia.com

Bei der Einführung von Lean steht deshalb vor allem der Kunde im Mittelpunkt des Geschehens! Aufgrund der heute allgemein sehr stark schwankenden Kundennachfrage, ist eine schnelle und flexible Gestaltung von Kapazitätsanpassungen sehr wichtig. Auch der indirekte Bereich braucht dazu Instrumente, wie er flexibel auf die unterschiedlichen Kundenbedürfnisse reagieren kann. Die Identifikation und Vermeidung von Verschwendung ist ein zentrales Anliegen der Lean-Philosophie. Komplexe Schnittstellen im Informations- und Dokumentenfluss über mehrere Kommunikations- und Prozessstufen hinweg, erfordern gerade im Office-Bereich intelligente Lösungen. Lean Prinzipien vereinfachen das Tagesgeschäft, reduzieren Störgrößen und Nacharbeit, strukturieren Prozesse logisch und beschleunigen sie, was in Summe zu einer deutlich höheren Effizienz und Zufriedenheit bei allen Beteiligten führt.

Unsere Methoden

Transparenz schaffen mit dem Activity Board

Beispielsweise werden vom Kunden kommende Arbeitspakete in klein geschnittene „Häppchen“ verpackt und dosiert an die Mitarbeiter verteilt. Damit können sie schneller in den Bearbeitungsprozess eingeplant werden. Das Abarbeiten der kleinen Arbeitspakete und evtl. auftretende Hindernisse werden im Obeya-Meeting (oder SCRUM Meeting) überwacht. Die Transparenz des Arbeitsstandes kann durch ein Activity Board mit entsprechender Einteilung der Aufträge in die Kategorien:

  • „IN = not started“
  • „WIP = Work in Process“
  • „Out = Finished“ hergestellt werden.

Optimierungsbedarf erkennen durch Process-Mapping

Als zentrale Methode zur Optimierung der Prozesse in indirekten Bereichen dient die Lean Methode „Process Mapping“. Zunächst werden zur Auswahl eines Prozesses in einem ersten Schritt die Kern- und Subprozesse eines untersuchten Bereichs mittels „Eyeball Diagram“ gesammelt. Anschließend erfolgt die Priorisierung der Prozesse im Hinblick auf Start der Verbesserungsaktivitäten in gemeinsamer Teamarbeit.

Praxisbeispiel Prozess-Mappig

Abb. 2: Praxisbeispiel Process-Mappig

Überblick verschaffen mit dem SIPOC-Diagramm

Danach wird für einen ausgewählten Prozess mit Hilfe eines „SIPOC Diagramm“ zu Beginn einer Verbesserungsmaßnahme ein erster grober Überblick über den Prozess erstellt.

SIPOC steht dabei für Supplier – Input – Process – Output – Customer.

SIPOC Diagramm

Abb. 3: SIPOC-Diagramm, Quelle: SixSigma

Vom Ist-Prozess zum Soll-Prozess

Im Anschluss daran erfolgt die Durchführung des eigentlichen Process-Mappings mit der detaillierten Ist-Aufnahme eines ausgewählten Prozesses. Ziel ist das Aufzeigen der Problempunkte bzw. der Schwachstellen. Nach Festlegung der Verbesserungsziele wird dann der Soll-Prozess dargestellt mit Ableitung von Handlungsfeldern und Maßnahmen. Dabei steht die Prozessorientierung im Vordergrund und nicht das Denken in organisatorischen Einheiten!

Die Ergebisse

Diese einfache Methode ergibt in der Praxis oft verblüffende Effekte wie zum Beispiel die Reduzierung der Durchlaufzeit eines Kundenauftragsprozesses von über 50 Prozent. Auch im R&D Bereich bei einem Automobilzulieferer wird diese Methode aktuell nahezu flächendeckend angewendet mit sehr guten Resultaten im Hinblick auf Effizienzsteigerung, Schnittstellen-Optimierung und Prozessqualität.

 

Lisa Lang

Lisa Lang
Junior Consultant I IMIG Deutschland

Für weiterführende Informationen kontaktieren Sie uns gerne entweder per Mail: marketing@imig-ag.de oder telefonisch unter: +49 7152 928 460.

 

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